POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE E-SCHOOLMANAGE

CHARTE DE CONFIDENTIALITE

Dernière mise à jour : 01 mai 2023

Dans le cadre de la fourniture de ses services, Global Technologies & Energie Holding (GTEH) situé à Cocody - les II plateaux 28 BP 1676 Abidjan 28 est amenée à traiter des données à caractère personnel. Ces données sont renseignées sur son site ou application web https://www.e-schoolmanage.com (ci-après le « Site ») par les utilisateurs et clients dudit Site (ci-après les « Clients ») pour l’utilisation des services, et définis aux termes des Conditions Générales d’Utilisation ( CGU ).
La présente Charte de confidentialité vise à apporter les précisions nécessaires quant aux mesures mises en œuvre par Global Technologies & Energie Holding (GTEH) pour garantir la protection des données à caractère personnel qu’elle collecte et traite auprès des clients et utilisateurs utilisant ses services sur le Site.
Elle doit être lue et comprise en parallèle des Conditions Générales d’Utilisation de Global Technologies & Energie Holding (GTEH), également publiées sur le Site et accessibles par les Clients et utilisateurs dans le cadre de l’utilisation des ses services.

Cette Charte de confidentialité est accessible en permanence sur le site : https://www.e-schoolmanage.com

1. Informations préliminaires

Chaque Client est expressément informé que l’utilisation et le traitement des données à caractère personnel le concernant sont soumis aux dispositions de la loi N°2013-450 relative à la protection des données à caractère personnel et à la loi N° 2018-493 du 20 juin 2018 relative au règlement général de protection des données (RGPD).

Global Technologies & Energie Holding (GTEH) a ainsi la qualité de responsable de traitement au sens de la loi ivoirienne sur la protection des données à caractère personnel. Chaque Client et utilisateur peut contacter Global Technologies & Energie Holding (GTEH) à l’adresse suivante : infos@e-schoolmanage.com ou au +225 05 95 36 13 92 en ce qui relève des questions relatives aux données à caractère personnel le concernant et à l’exercice des droits dont il dispose vis-à-vis de telles données.

2. Les catégories de données collectées

	DONNEES COLLECTEES	POURQUOI COLLECTER CES DONNEES (FINALITES)	DUREE DE CONSERVATION
Espace Administration	Nom, prénom, date-lieu-pays de naissance, adresse de domiciliation, numéro de téléphone, numéro matricule du ministère de tutelle (s’il y’a lieu), adresse email, numéro de compte de bancaires, codes API	Paramétrage des informations de l’école, versement des fonds d’écolage, communication avec les partenaires, les enseignants, les élève et le personnels	3 ans après que le client (fondateur d’école) ait désactivé le compte l’école
Espace Enseignant(e)s	Nom, prénom, date-lieu-pays de naissance, adresse de domiciliation, numéro de téléphone, numéro matricule du ministère de tutelle (s’il y’a lieu) ), adresse email	Identification, orientation, affectation, suivi scolaire des élèves, notification des parents	3 ans après que le client (fondateur d’école) ait désactivé le compte de l’enseignant
Espace Surveillance	Nom, prénom, date-lieu-pays de naissance, adresse de domiciliation, numéro de téléphone, numéro matricule du ministère de tutelle (s’il y’a lieu), adresse email	Identification, orientation, affectation, suivi scolaire des élèves, notification des parents	3 ans après que le client (fondateur d’école) ait désactivé le compte du surveillant
Espace Parents	Nom, prénom, date-lieu-pays de naissance, adresse de domiciliation, numéro de téléphone), adresse email	Paiement écolage, suivi scolaire, notification des parents, voir les notes et résultats scolaires de ses enfants	3 ans après que le client (fondateur d’école) ait désactivé le compte de l’élève et du parent
Espace Élèves / Étudiant(e)s	Nom, prénom, date-lieu-pays de naissance, adresse de domiciliation, numéro de téléphone, numéro matricule du ministère de tutelle (s’il y’a lieu), adresse email	Identification, orientation, paiement écolage, suivi scolaire, notification des parents et partenaires sociaux, voir ses notes et résultats scolaires	3 ans après que le client (fondateur d’école) ait désactivé le compte de l’élève
Espace Scolarité	Nom, prénom, date-lieu-pays de naissance, adresse de domiciliation, numéro de téléphone, numéro matricule du ministère de tutelle (s’il y’a lieu), adresse email	Identification, orientation, organisation des activités scolaires, notification des parents et partenaires sociaux, informer la communauté scolaire	3 ans après que le client (fondateur d’école) ait désactivé le compte de l'apprenant(e) de la scolarité
Espace Finances / Comptabilité	Nom, prénom, date-lieu-pays de naissance, adresse de domiciliation, numéro de téléphone, numéro matricule du ministère de tutelle (s’il y’a lieu), adresse email	Connaitre l’état financier d’une école, d’un élève, notifier les parents et payeurs d’écolage, à terme assurer le paiement du personnel, être identifier pour accepter les paiements d’écolage	3 ans après que le client (fondateur d’école) ait désactivé le compte de la ressource de la comptabilité
Espace Ressources Humaines (RH)	Nom, prénom, date-lieu-pays de naissance, adresse de domiciliation, numéro de téléphone, numéro matricule du ministère de tutelle (s’il y’a lieu), adresse email	Embauche de nouvelle ressource, gérer les anniversaires, les carrières	3 ans après que le client (fondateur d’école) ait désactivé le compte de la ressource RH
Services Annexes	Nom, prénom, date-lieu-pays de naissance, adresse de domiciliation, numéro de téléphone, numéro matricule du ministère de tutelle (s’il y’a lieu), adresse email	Identifier clairement pour accomplir sa tâche/mission	3 ans après que le client (fondateur d’école) ait désactivé le compte de la ressource

2.1. Formulaire de contact et/ou contact par téléphone

Les formulaires de contact, accessibles sur le site internet depuis les liens ci-dessous permettent de contacter par e-mail Global Technologies & Energie Holding (GTEH)

• Le Support technique cliquez ici ;
• Le Service commercial cliquez ici.

Lors de la saisie du formulaire de contact sur le Site et en cas de contact téléphonique avec les services internes, les Clients, utilisateurs, les visiteurs et les prospects renseignent obligatoirement les catégories de données personnelles suivantes :

• Données relatives à l’identité (nom, prénom) ;
• Données relatives à la vie professionnelle (adresse électronique, téléphone, dénomination sociale).

A cet égard, Global Technologies & Energie Holding (GTEH) collectera également tout autre éventuelle donnée qui pourrait être volontairement transmise par les personnes concernées.

Le traitement des données à caractère personnel est nécessaire pour les finalités suivantes :

• Gestion des demandes clients communiquées aux services internes de Global Technologies & Energie Holding (GTEH) ;
• Mise en œuvre d’une assistance des Clients ;
• Prévention et détection des fraudes et gestion des incidents de sécurité ;
• Gestion des éventuels litiges avec les Clients ;
• Fourniture des services de l'application E-SchoolManage;
• Gestion de l’accès et du fonctionnement des services fournis par Global Technologies & Energie Holding (GTEH).

2.2. Gestion de la newsletter et communications commerciales

Afin de gérer la transmission de la newsletter à ses clients, utilisateurs et prospects, Global Technologies & Energie Holding (GTEH) est susceptible de traiter des données renseignées par le client, utilisateurs et prospects lors de la commande des prestations de service de l'application E-SchoolManage, ou lors de son inscription à la newsletter.
Les données traitées dans le cadre de ce traitement sont uniquement les suivantes :

• Données relatives à l’identité (nom, prénom) ;
• Données relatives à la vie professionnelle (adresse électronique, téléphone, dénomination sociale).

Le traitement des données à caractère personnel est nécessaire pour les finalités suivantes :

• Envoi d’informations commerciales et techniques, en fonction des préférences et des choix émis par le Client, s’il y a expressément consenti lors de la collecte de ses données personnelles (téléphone et/ou adresse électronique) ;
• Sauf opposition expresse du Client, Global Technologies & Energie Holding (GTEH) pourra lui adresser des informations ou sollicitations commerciales concernant l’entité et les services qu’elle commercialise.

2.3. Gestion des recrutements

Dans le cadre des campagnes de recrutement menées par Global Technologies & Energie Holding (GTEH), les données à caractère personnel suivantes sont susceptibles d’être collectées :

• Données d’identité (nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone) ;
• Données de la vie professionnelle et personnelle (informations présentes sur le curriculum vitae).

2.4. Gestion du site internet

Dans un objectif constant d’amélioration de l’expérience de navigation des Utilisateurs sur le site internet de l'application E-SchoolManage, des cookies sont susceptibles d’être déposés, avec le consentement de la personne concernée. La collecte des cookies est précisée par la Politique de cookies de E-SchoolManage proposée par Global Technologies & Energie Holding (GTEH) accessible sur le site internet depuis le lien : cliquez ici

Les données traitées dans le cadre de la gestion du site internet sont les suivantes :
Données relatives aux accès au site internet (adresse IP, type d’appareil utilisé, logs, identifiants de connexion, cookies, traceurs, etc.).

Le traitement des données à caractère personnel est nécessaire pour les finalités suivantes :

• Prévention et détection des fraudes et gestion des incidents de sécurité ;
• Envoi d’informations commerciales et techniques, en fonction des préférences et des choix émis par le Client, s’il y a expressément consenti lors de la collecte de ses données personnelles (téléphone et/ou adresse électronique) ;
• Établissement de statistiques et mesure de la qualité et de la satisfaction des services fournis par Global Technologies & Energie Holding (GTEH) via le Site/Application E-SchoolManage.

3. Traitement des données à caractère personnel par E-SchoolManage

Les informations contenant des données à caractère personnel qui sont demandées au Client par l’applaication E-SchoolManage dans le cadre de la fourniture des services proposés par Global Technologies & Energie Holding (GTEH) sur son Site/applaication E-SchoolManage ou par son service commercial sont strictement nécessaires aux finalités citées précédemment.

Toute finalité de traitement autre que celle visée par les présentes fera systématiquement l’objet d’une information adressée au Client, utilisateurs et prospects.

En tout état de cause, les données à caractère personnel collectées sont conservées pendant toute la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées, tout en sachant que leur conservation ne pourra excéder la durée de la relation contractuelle entre Global Technologies & Energie Holding (GTEH) et le Client, augmentée des obligations de conservation légale.

4. Accès aux données à caractère personnel collectées par Global Technologies & Energie Holding (GTEH)

Global Technologies & Energie Holding (GTEH) ne procède et ne procèdera à aucune vente, aucune cession, aucune communication de vos données personnelles à des tiers non autorisés.
Global Technologies & Energie Holding (GTEH) est susceptible de transmettre les données à caractère personnel recueillies auprès des Clients, utilisateurs et prospects à ses différents services internes ainsi qu’à ses prestataires techniques et/ou à des sous-traitants, ce que le Client, utilisateur et prospect déclare avoir parfaitement compris et accepte expressément.

Les prestataires techniques et sous-traitants mentionnés ci-dessus sont les suivants :

• CinetPay ;
• PayMeTrust ;
• SoftSystem ;
• SMSECO ;
• SMS ILLICO ;
• MESAGOO.

Plus précisément, ces données pourront être partagées avec les prestataires susvisés dans les situations et conditions suivantes :

• Nom, prénom, numéro de téléphone, adresse électronique lors du paiement de l'écolage ;
• Nom, prénom, numéro de téléphone, adresse électronique lors dupaiement des abonnements de cantine, de transport scolaire ;
• Nom, prénom, numéro de téléphone, adresse électronique lors d'envois de SMS pour des notifications

5. Transfert de données à caractère personnel en dehors du territoire ivoirien et espace OHADA

Global Technologies & Energie Holding (GTEH) transfert les données à caractère personnel collectées à travers son Site/Application E-SchoolManage sur le Cloud chez AWS (Amazon Web Services) EMEA SARL, les données sont hébergées en Irlande (Union Européenne).

6. Droits du Client et modalités d’exercice

En application de la réglementation applicable aux données à caractère personnel, toute personne concernée dispose des droits suivants :

• Solliciter auprès de Global Technologies & Energie Holding (GTEH) un accès aux données le concernant et qu’il a renseigné sur le Site/Application E-SchoolManage ;
• Exercer auprès de Global Technologies & Energie Holding (GTEH) son droit à la portabilité de ses données à caractère personnel collectées sur la base légale du contrat ou du consentement ;
• S’opposer à tout moment du traitement de ses données personnelles et notamment au traitement à des fins de prospection (y compris au profilage) ;
• Obtenir la rectification et l’effacement des données personnelles le concernant, dans la limite des besoins de Global Technologies & Energie Holding (GTEH) pour délivrer la prestation. Toutefois, à défaut de données personnelles nécessaires à l’exécution de la commande et à sa livraison, Global Technologies & Energie Holding (GTEH) ne sera pas en mesure de fournir le service ;
• Solliciter une limitation du traitement des données dans certaines situations ;
• Introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, telle que l’Autorité de Régulation des Télécommunications en Côte d’Ivoire (ARTCI) ou dans l'espace OHADA;
• Définir auprès de Global Technologies & Energie Holding (GTEH) des directives quant au sort de ses données à caractère personnel après sa mort.

En outre, le Client dispose du droit de retirer son consentement donné aux fins d’utilisation et de traitement de ses données à caractère personnel, à tout moment, et sans que cela ne porte atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement de ce Client et effectué avant le retrait de celui-ci. A titre informatif, le Client est informé que dans le cadre de la fourniture des service, ceux-ci nécessitent le traitement continu de certaines informations personnelles et le retrait du consentement du Client conduit donc à l’arrêt immédiat des services sans modifier les obligations de conserver l’archivage des données.

Ces droits peuvent être exercés dans les conditions prévues par la loi en adressant soit :

• Un email à Global Technologies & Energie Holding (GTEH) à l’adresse suivante : infos@e-schoolmanage.com ;
• Un courrier à l’adresse postale suivante : Cocody - les II plateaux 28 BP 1676 Abidjan 28, Côte d’ivoire.

7. Mesures de sécurité et confidentialité

Global Technologies & Energie Holding (GTEH) met en œuvre des mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques en matière de sécurité du numérique aux fins d’assurer a protection des données à caractère personnel, collectées auprès des personnes concernées sur son Site/Application E-SchoolManage, contre les altérations, destructions et accès non autorisés.

Dans le cadre de la gestion du site internet, les mesures de sécurité mises en œuvre sont notamment les suivantes :

• Site internet sécurisé en HTTPS ;
• Sauvegardes quotidiennes ;
• Tests, mises à jour et correctifs réguliers ;
• Gestion strict des accès, des logs.

Chaque Client est toutefois expressément informé qu’internet n’est pas un environnement totalement sécurisé et que Global Technologies & Energie Holding (GTEH) ne peut pas garantir la sécurité de la transmission ou du stockage des informations sur Internet et en particulier au dehors de ses infrastructures. En effet, Global Technologies & Energie Holding (GTEH) est amenée à transmettre et à transférer des données personnelles à des sous-traitants. En ce sens, Global Technologies & Energie Holding (GTEH) s’assure, au moyen d’un engagement contractuel, que le sous-traitant respecte les obligations de sécurisation des données personnelles et présente des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la loi ivoirienne et du RGPD et garantisse la protection des droits de la personne concernée.
Dans le cas contraire, le sous-traitant demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de l’exécution de ses obligations. Quoiqu’il en soit, toute violation de données à caractère personnel concernant la personne concernée, susceptible de produire un risque élevé pour les droits et libertés de ce prospect lui sera communiqué dans les meilleurs délais.

8. Evolution de la présente Charte de confidentialité

Global Technologies & Energie Holding (GTEH) se réserve le droit d’apporter toute modification et/ou adaptation à la présente Charte de confidentialité à tout moment, notamment afin de se conformer aux exigences légales et règlementaires applicables à la protection des données à caractère personnel et ainsi de garantir une parfaite transparence de l’utilisation par Global Technologies & Energie Holding (GTEH) des données personnelles qu’elle collecte par l’intermédiaire du Site/Application E-SchoolManage.

Dans une telle hypothèse, Global Technologies & Energie Holding (GTEH) s’engage à publier une version à jour de la présente Charte de confidentialité sur le Site/Application E-SchoolManage. Le Client, utilisateur est invité à prendre régulièrement connaissance de la présente Charte de confidentialité en vigueur sur le Site/Application E-SchoolManage, lorsqu’il se connecte sur ce dernier.

Dans le cas où le Client n’accepterait pas les modifications apportées à la Charte de confidentialité, il aura la possibilité de demander à Global Technologies & Energie Holding (GTEH) l’effacement de ses données personnelles traitées, définies dans la présente Charte, ce dont le Client et utilisateur a été dûment et précisément informé.